会社で支給される場合を除いて、名刺を発注するときは印刷業者にデザインから印刷までの全てを依頼して作ってもらうのではなく、インターネットを使ってデザインをメールで発送して発注することが増えてきました。印刷業者に作成を依頼する場合であってもインターネットを使って作成する場合であっても発注枚数は多ければ多いほど、1枚当たりの印刷単価は下げることができます。しかし、会社の営業職や出張の多い会社員のような人でない限り、年間何百枚も名刺を使う人はなかなかいないものです。単価が安いからといって大量に枚数を作ってしまうと肩書が変わった時や部署の名称が変わったときにはまた作り直さなければならなくなります。


また、紙はどうしても変質してくるので数年前に作ったものは変色して黄ばんでしまっていたりします。以上のように年間に何百枚も名刺を渡すことがない人は少量で発注することをお勧めします。少量発注ではデザイン料も毎回取られてしまうと考えるのではないでしょうか。しかし、インターネットによる発注であれば自分でデザインを行い、メール等で発信すれば大量発注でも少量発注でもデザイン料が取られることはありません。発信するフォーマットは名刺を作成する業者に指定されたソフトウェアによるフォーマットを使う必要がありますので、ソフトウェアを購入するようにしてください。ソフトウェアを購入することが難しい場合にはフリーソフトに対応している業者もあるので指定されたソフトを使うようにします。準備したソフトウェアで名刺をデザインする場合、会社や事業主の名称や肩書、名前などある程度決まった様式で作成します。その部分は少なくとも数年間は固定とするため、レイアウト設計はしっかり考えて下さい。シンボルマークのようなものが必要かもしれません。


そのようにして作成したフォーマットは必ず保存して、変更ができるようにしてください。少量発注なので、約1年で使いきれる枚数を作成してもらうようにします。1年で使いきれるというところにメリットがあります。毎年キャッチフレーズや一押しの製品やサービスといったひとことを名刺に印刷するようにします。ただし、それ以外の会社名や氏名のフォーマットは大きく変更してしまうと以前の名刺を持っている人と様式が違いすぎてしまい、別の会社や事業所の人と間違えられてしまう可能性があるので大きな変更はしない方が良いでしょう。